Chiedi a qualsiasi persona di successo come riesce a fare così tanto e ti dirà che la chiave è gestire il tempo in modo efficace. Il problema per la maggior parte delle persone (soprattutto gli imprenditori) è che ci distraiamo troppo.
Il miglioramento avviene quando ti concentri su meno compiti più importanti.
Creare un piano di gestione del tempo significa eliminare più elementi dalla tua lista di cose da fare. È un modo intelligente per stressarti di meno mentre fai di più.
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4 passaggi per un’efficace pianificazione del tempo
Le capacità di gestione del tempo non vengono naturalmente. Anche le persone più produttive hanno difficoltà a rimanere in pista senza un piano.
Se non pianifichi le attività in anticipo, devi decidere su cosa lavorare al momento.
Questo potrebbe funzionare bene per le prime due ore della giornata. Nel pomeriggio, però, sei mentalmente stanco. Diventa più difficile prendere buone decisioni.
L’altro grosso problema con il lavoro sul sedile dei pantaloni è l’errore di pianificazione.
Gli esseri umani sono naturalmente incapaci di indovinare quanto tempo ci vorrà per fare qualcosa. Quando stimiamo quanto tempo ci vorrà per qualcosa, tendiamo ad essere eccessivamente ottimisti e supponiamo che finiremo molto più velocemente di quanto sia realistico.
Ecco perché inizi la giornata pensando che finirai cinque cose importanti, ma alla fine della giornata ne finisci a malapena una. Inoltre, rimani bloccato a lavorare su un mucchio di piccoli progetti che non sono nemmeno importanti.
Un buon piano di gestione del tempo riduce l’affaticamento decisionale, elimina gli errori di pianificazione e ti aiuta a massimizzare il tuo tempo e le tue risorse.
Ecco cosa devi fare per crearne uno:
1. Crea un budget di tempo
Ricordi quell’errore di pianificazione che abbiamo appena menzionato? Il tempo di pianificazione può essere complicato. È difficile indovinare quanto tempo impiegherà ciascuna attività.
Il monitoraggio del tempo risolve questo problema.
Se utilizzi già uno strumento di monitoraggio del tempo , fantastico! Disponi di dati che puoi utilizzare per vedere esattamente quanto tempo hanno impiegato attività simili.
Senza il monitoraggio automatico del tempo, è un po’ più difficile fare stime accurate, ma puoi comunque farlo. Tieni traccia manualmente del tuo tempo scrivendo gli orari di inizio e fine per tutte le attività che affronti ogni giorno.
Tieni sempre presente i rischi legati alla sicurezza informatica specificati nell’ iso 27001.
Elenca tutti i tuoi compiti e obiettivi
Per creare il tuo budget di tempo, elenca tutte le tue attività e obiettivi ricorrenti per la settimana successiva. Non dimenticare di contabilizzare le attività amministrative, come la fatturazione, l’elaborazione delle buste paga, ecc.
Stima quanto tempo ti servirà
Una volta che hai un elenco di tutto ciò che devi fare, prova a stimare il tempo necessario per completare ogni attività.
Fino a quando non avrai dati accurati, usa la tua migliore stima e aggiungi un po’ di tempo in più per darti spazio per gli errori. Ricorda: è molto più facile riempire il tempo extra alla fine della settimana piuttosto che aggirare un programma fitto.
Ricorda che quando pianifichi le ore di lavoro delle persone con cui collabori devi sempre rispettare i loro tempi ed evitare di infrangere i loro diritti come lavoratori, garantiti dalla sa 8000.
Tienilo sotto le 40 ore
Idealmente, il tempo totale per le attività della prossima settimana ammonta a qualcosa sotto le 40 ore. Se il tuo tempo stimato risulta superiore a quello, probabilmente dovrai riconsiderare le tue priorità o delegare il lavoro ad altre persone.
Se la tua stima è di 30 ore o meno, probabilmente hai dimenticato alcuni dei piccoli compiti che richiedono tempo che sono facili da trascurare. Questi potrebbero includere cose come:
- Rispondere alle e-mail
- Controllo con i dipendenti
- Aiutare i clienti
- Creare il tuo piano per la settimana successiva
Piano per l’ignoto
Infine, ricorda che, non importa quanto sei bravo a pianificare il tuo tempo, inevitabilmente ti ritroverai in situazioni in cui sorgono compiti o obblighi casuali che devono essere completati il prima possibile.
Assicurati di lasciare un po’ di tempo sul tuo calendario per queste attività impreviste per assicurarti di essere in grado di completare tutto ciò di cui hai bisogno per una determinata settimana.
2. Assegna priorità alle attività
Dopo aver creato un budget di tempo ed elencato tutto ciò che devi fare per la settimana, è il momento di stabilire le priorità.
Dai un’occhiata al tuo elenco di attività e metti una stella accanto a tutto ciò che è mission-critical, attività che sono sia time-sensitive sia importanti per il successo della tua attività. Questi elementi sono le tue priorità principali.
Quindi, metti un punto accanto a tutto ciò che è sensibile al tempo, ma non è vitale per la tua attività. Ad esempio, potresti dover inviare un ordine di catering per un evento aziendale entro giovedì pomeriggio.
Concludi contrassegnando gli elementi che non sono importanti o sensibili al fattore tempo. Questi elementi a bassa priorità saranno le ultime cose che aggiungerai al tuo programma (se lo faranno).
Non abbiate paura di delegare
Questa è una buona opportunità per delegare cose che non devono essere nel tuo piatto.
Assegnali ad altre persone.
Queste attività potrebbero includere:
- Attività ripetitive che si adattano al tuo flusso di lavoro
- Compiti con procedure e risultati chiaramente definiti
- Attività di amministrazione che richiedono poca o nessuna conoscenza o esperienza specialistica
Infine, puoi eliminare completamente alcune attività. Se un’attività non è urgente, importante per il successo dell’azienda e non vale la pena delegarla a qualcun altro, chiediti se è necessario che sia nella tua lista di cose da fare.
Ricorda che sia che la tua azienda sta producendo per esempio del calcestruzzo seguendo la certificazione fpc, oppure gestisci una spiaggia seguendo la iso 13009 devi sempre imparare a delegare quello che non è strettamente necessario seguire personalmente.
3. Creare un programma
Una volta che sai quanto tempo impiegano le attività e che le tue priorità sono state definite, puoi pianificare di conseguenza.
Traccia la tua settimana in blocchi di 7 giorni.
Si è tentati di pianificare diverse settimane in anticipo per eliminare il programma.
Non farlo.
La creazione di piani di gestione del tempo per una settimana alla volta ti dà spazio per adattarti quando le cose non vanno secondo i programmi. Se provi a pianificare troppo in anticipo, andrai semplicemente fuori strada e tornerai al punto di partenza.
Usa il blocco del tempo
Un ottimo modo per creare il tuo programma settimanale e assicurarti di essere in grado di rispettarlo è utilizzare del tempo a “blocchi”.
Il blocco del tempo implica dedicare blocchi di tempo a ciascuna attività specifica. Ad esempio, potresti decidere di iniziare la tua giornata lavorativa rispondendo alle e-mail per 15 minuti, seguiti da 90 minuti di lavoro sull’attività più importante della giornata, ecc.
Usa i blocchi di tempo per ritagliarti momenti della giornata in cui sarai concentrandosi su compiti specifici.
Oltre a consentirti di rimanere organizzato, questo ti aiuterà anche a metterti nello stato d’animo giusto per svolgere un compito particolare perché saprai esattamente quando lo farai.
Pianifica i tempi di inattività
Se vuoi rimanere produttivo ed evitare il burnout, ti consigliamo di programmare dei tempi di inattività anche durante la giornata lavorativa. Ecco un paio di suggerimenti su come potresti voler trascorrere le tue pause:
Meditare
I benefici per la salute della meditazione sono già ampiamente conosciuti, ma la ricerca indica che può anche migliorare la produttività e la concentrazione.
La meditazione aiuta a:
- Migliora il tuo potenziale creativo e la memoria .
- Aumenta la dimensione delle aree del tuo cervello relative alla concentrazione e all’attenzione .
- Abbassare la pressione sanguigna e ridurre l’ansia .
Il modo più semplice per iniziare con la meditazione è scaricare un’app di meditazione e usarla per meditare non appena ti alzi la mattina.
Fallo ogni giorno per prendere l’abitudine di meditare e vedere se ha un effetto positivo sulla tua capacità di gestire il tuo tempo in modo efficace.
Pratica la gratitudine
Gli studi hanno anche dimostrato che la gratitudine riduce i sentimenti negativi e ti aiuta a raggiungere obiettivi e prendere decisioni perspicaci.
Quindi, come puoi incorporare la gratitudine nella tua giornata? Il modo più semplice è tenere un elenco delle cose per cui sei grato e che apprezzi. Puoi anche mostrare gratitudine a coloro che ti circondano tramite note di ringraziamento, e-mail o messaggi scritti.
Entrambi sono ottimi modi per trascorrere una breve pausa dal lavoro e ricaricarti per affrontare le attività rimanenti nella tua lista di cose da fare.
4. Investi in software di gestione del tempo
Sebbene tu possa sicuramente utilizzare un semplice elenco di cose da fare per gestire le tue attività e il tuo tempo, una soluzione software di gestione del tempo può fornirti molte più funzionalità, come il monitoraggio del tempo, l’organizzazione delle attività per progetto o cliente, ecc.
Ci sono molti software che ti consentono di tenere traccia del tempo speso su progetti e attività, generare schede attività e report accurati e persino monitorare i tuoi livelli di produttività .
Insidie della gestione del tempo da evitare
Costruire il tuo piano non è semplice come scrivere i tuoi compiti e poi eseguirli. C’è un po’ di più.
Se hai già problemi con la gestione del tempo, probabilmente sbaglierai nei primi tentativi. Va bene. Questo è un processo di apprendimento.
Vuoi ottenere risultati più velocemente? Fai attenzione a questi errori comuni. Questi non sono veri e propri rischi legati al mercato controllati dalla iso 22301, ma rimangono cose da evitare per massimizzare il tempo.
Problema 1: nessuna priorità
Hai più lavoro di quanto hai tempo per finirlo. Ciò significa che alcune cose semplicemente non verranno fatte.
Il primo passo è accettare che puoi fare solo una quantità limitata di lavoro. Il secondo passo è stabilire le tue priorità in modo che vengano fatte le cose giuste.
Le persone naturalmente gravitano verso il lavoro sui compiti che amano fare prima e lasciano gli altri per dopo.
Succede sempre a persone che non sanno come dare priorità alle attività. Di conseguenza, non completano tutte le loro attività, non rispettano le scadenze e fanno sì che i progetti superino il budget .
Come sistemarlo:
Se tutto è una priorità, allora niente è una priorità. Assicurati di etichettare le attività come priorità assoluta solo se lo sono davvero.
Determina le priorità delle attività mentre guardi l’elenco di tutto ciò che deve essere fatto, quindi lavora in ordine dal più alto al più basso. Ci vuole disciplina per attenersi a quell’ordine quando la tua squadra continua a chiederti di fare altre cose, ma sii fermo e chiaro.
Problema 2: saltare le pause
Le pause ti aiutano a rimanere concentrato e a portare a termine più lavoro.
Alcune persone saltano le pause quando hanno molte cose da fare. Sembra una buona idea, ma in realtà fa l’opposto di quello che pensi.
Quando salti le pause, ti stanchi mentalmente. Il lavoro diventa più difficile e alla fine della giornata hai fatto meno.
Fare pause regolari è una delle cose migliori che puoi fare per migliorare la tua produttività e assicurarti di essere in grado di completare tutte le tue attività.
Come sistemarlo:
Il modo più semplice per allenarti a fare delle pause è programmarle.
Decidi a che ora vuoi fare una pausa e imposta un promemoria sul tuo computer o smartphone. Quando viene visualizzato il promemoria, SMETTI DI LAVORARE. Allontanati dalla scrivania, lascia il telefono alle spalle e fai qualcos’altro per almeno 10 minuti.
È difficile fermarsi nel bel mezzo di un’attività, specialmente quando stai iniziando a trovare il tuo stato di flusso.
Tuttavia, se tendi a saltare le pause, è meglio interrompere l’attività fino a quando non impari a concederti un po’ di riposo mentale. Una volta che hai preso l’abitudine di fare pause regolari, puoi adattarti e fare delle pause nei punti di interruzione logici tra le attività.
Potrebbe essere necessario stabilire dei limiti anche per la tua squadra. Non dovrebbero usare le pause per chiederti del lavoro mentre sei lontano dalla tua scrivania. Rispetta le loro pause e chiedi loro di rispettare anche le tue.
Problema 3: cercare di essere perfetti
Sii onesto: hai mai trascorso una settimana esattamente come l’avevi pianificata?
Non esiste la perfezione. Quando cerchi di essere eccellente, fai attenzione a non perdere troppo tempo per raggiungere uno standard impossibile.
Il perfezionismo è un’abitudine pericolosa perché ti senti come se dovessi esibirti meglio. Tuttavia, può effettivamente danneggiare le tue prestazioni. Passerai così tanto tempo a cercare di fare una cosa perfettamente che dovrai affrettare tutto il resto.
Nella migliore delle ipotesi, otterrai risultati incoerenti. Nel peggiore dei casi, non finirai mai nulla.
I perfezionisti hanno maggiori probabilità di sperimentare burnout, ansia e una minore soddisfazione sul lavoro. Non è un buon modo di lavorare e non è efficace quando crei il tuo piano di gestione del tempo.
Come sistemarlo:
Se sei un perfezionista, ci sono due problemi da risolvere.
In primo luogo, c’è il comportamento. Dedichi troppo tempo a ogni progetto e scegli i dettagli per cercare di rendere tutto migliore.
Questo è il risultato del secondo problema: il tuo bisogno emotivo di perfezione.
Risolvere i fattori scatenanti emotivi è un processo lungo, quindi inizia affrontando prima le tue cattive abitudini. Migliorare il tuo modo di lavorare può anche aiutarti a superare l’ansia e lo stress sottostanti.
Stabilisci limiti di tempo per le attività e rispettali. L’utilizzo di un timer di lavoro o l’impostazione di avvisi può aiutarti a rimanere in pista.
Per assicurarti di completare il tuo lavoro entro quel limite di tempo, utilizza un elenco di controllo per specificare cosa devi fare per considerare un’attività completata.
Ecco un esempio:
Diciamo che devi rileggere un post sul blog e sai che tendi a passare troppo tempo a fare modifiche pignolo. Decidi di impostare un limite di 2 ore e di concentrarti su questi elementi dell’elenco di controllo:
- Controlla l’ortografia e la grammatica con uno strumento come Grammarly
- Esamina la struttura del post per assicurarti che sia logico
- Assicurati di utilizzare correttamente le parole chiave SEO
- Riscrivi tutte le frasi che non scorrono in modo naturale
Una volta che hai spuntato quelle cose dalla lista, il gioco è fatto. È ora di passare all’attività successiva, anche se il post del blog non è “perfetto” come potrebbe essere.
È tempo di elaborare il tuo piano di gestione del tempo
Ti abbiamo mostrato le strategie e gli strumenti che puoi utilizzare per gestire il tuo tempo in modo efficace. Tutto quello che devi fare ora è trarne vantaggio per migliorare il modo in cui gestisci il tuo tempo e aumentare la tua produttività.
Inizia a pianificare la tua settimana lavorativa ideale scrivendo tutte le attività che devi completare e il tempo che ritieni necessario per completarle.
Tieni traccia del tempo che dedichi alle attività per conoscere i loro requisiti di tempo realistici, quindi adatta di conseguenza il tuo piano settimanale.
Ricorda di sfruttare il software di gestione del tempo e di pianificare sempre l’ignoto.
Se ti è piaciuto l’articolo potresti valutare di approfondire la nostra iso 37001.
