Che cos’è un’azione preventiva?
Viene intrapresa un’azione preventiva per risolvere la causa di un problema di processo prima che possa verificarsi. In un sistema di gestione, una definizione di azione preventiva (PA) potrebbe essere: “le attività intraprese dall’organizzazione per eliminare la causa di una potenziale non conformità di processo”. Se stai identificando potenziali problemi che potrebbero verificarsi in un processo, valutando cosa potrebbe causare questi problemi e prendendo provvedimenti per evitare che il problema si verifichi prima che si verifichi, allora stai adottando un’azione preventiva.
Che cos’è l’azione correttiva?
Le azioni correttive (CA) sono le attività intraprese per eliminare la causa di una non conformità di processo. L’azione correttiva è l’attività di reazione a un problema di processo, di tenerlo sotto controllo attraverso azioni di contenimento e quindi di intraprendere l’azione necessaria per impedire che si ripeta. Le versioni precedenti di ISO 9001 distinguevano che CA impedirà il ripetersi di un problema, ma PA impedirà il verificarsi del problema.
Esempi di azioni correttive e preventive
Le azioni correttive adottano misure per correggere la causa di un problema dopo che si è verificato, mentre le azioni preventive rilevano il problema prima che si verifichi e adottano misure per risolvere la causa del problema prima che si verifichi.
Ecco un semplice esempio di azione correttiva e azione preventiva (CAPA):
- Azione correttiva – Mi sono fatto male sull’angolo di un tavolo, scopro che la causa è che il tavolo ha angoli acuti e intervengo per fare in modo che il tavolo abbia gli angoli arrotondati in modo che nessun altro si faccia male. Ciò include le azioni per modificare il design in modo che i tavoli futuri realizzati abbiano gli angoli arrotondati.
- Azione preventiva: noto che gli angoli di un tavolo potrebbero tagliare qualcuno (anche se nessuno è stato ferito), quindi scopro che la causa sono gli angoli acuti e intervengo per arrotondare gli angoli e modificare il design futuro per avere angoli arrotondati .
Questo è un esempio che utilizza un problema di prodotto, in cui CAPA nel sistema di gestione normalmente comporta problemi di processo, ma con questo esempio è facile vedere la differenza tra azioni preventive e azioni correttive. In breve, le azioni correttive sono reattive a un problema dopo che si è verificato, mentre le azioni preventive sono proattive a un problema potenziale prima che possa verificarsi.
Perché le recenti norme ISO richiedono azioni correttive e non preventive?
Le versioni precedenti di ISO 27001, ISO 9001, ISO 14001 e altri standard in linea con l’allegato SL includevano requisiti per un processo di azione correttiva e un processo di azione preventiva come parte del sistema di gestione. I passaggi coinvolti in entrambi erano essenzialmente gli stessi, ma l’azione che ha innescato il processo era diversa; l’azione correttiva ha reagito a un problema verificatosi, in cui l’azione preventiva è stata avviata dall’identificazione di un potenziale problema. C’era spesso confusione su questo durante l’implementazione di versioni precedenti di questi sistemi di gestione; alcune persone hanno utilizzato il loro processo di azione preventiva solo poche volte, poiché è un processo complesso e richiede tempo per reagire attraverso azioni correttive. Altre persone ancora hanno interpretato qualsiasi azione durante il processo di azione correttiva per prevenire il ripetersi di un’azione preventiva.
Quindi, ora la versione più recente degli standard del sistema di gestione allineati con l’allegato SL, come ISO 27001:2013, ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015, non richiedono più un’azione preventiva. In un certo senso, questo evita la confusione di cui sopra, ma in altri modi, ISO ha indicato che il complesso processo che era precedentemente coinvolto nella PA non è necessario e ci sono altre parti dello standard che, se utilizzate correttamente, possono fornire efficacemente azioni preventive. Ora l’azione preventiva è sostituita da altre parti della norma, tra cui:
- Pensiero basato sul rischio: questo nuovo requisito richiede di identificare le aree che potrebbero influenzare il sistema di gestione in cui si è incerti sul risultato. Questo modo di pensare implica identificare questa incertezza, o rischio, e determinare se è necessario agire per prevenire esiti negativi o per capitalizzare esiti positivi; questi sono rischi e opportunità (essenzialmente rischio positivo). In questi nuovi standard, la valutazione dei rischi e delle opportunità strategiche di primo livello fa parte della clausola di pianificazione; clausola 6.
- Miglioramento – Qualsiasi attività di miglioramento che intraprendi per migliorare i processi del tuo sistema di gestione è un’azione preventiva. L’obiettivo dei nuovi requisiti è che ogni azienda trovi modi validi che funzionino per migliorare i processi, piuttosto che avere il complicato sistema di azione preventiva in atto dalle versioni precedenti degli standard. Se hai qualcosa di semplice come un programma di suggerimenti che identifica come migliorare i processi e implementa tali modifiche, questa potrebbe essere un’azione per prevenire un problema.
Va notato che alcuni altri standard basati sullo standard ISO 9001, inclusi ISO 13485 e IATF 16949, richiedono ancora azioni preventive. In entrambi questi standard, il processo di azione preventiva è ancora inteso come il processo sistematico per affrontare i potenziali problemi identificati, piuttosto che le attività di miglioramento sopra menzionate.
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Come si effettuano azioni correttive e preventive?
Il processo sistematico per CAPA non è realmente cambiato nei nuovi standard del sistema di gestione ISO, che sono allineati con il formato ISO Annex SL. Le azioni correttive riguardano il miglioramento del comportamento o delle prestazioni del processo e questo non è cambiato. In generale, devi:
1) Identificare il problema del processo – Definire qual è effettivamente il problema. Innanzitutto, assicurati che il problema sia, in effetti, un problema reale e non un problema percepito. Un buon test è se puoi scrivere il problema con un requisito da confrontare, ciò che viene spesso chiamato un’affermazione “Dovrebbe essere” e “È” (ad es. Le parti dovrebbero essere nichelate, le parti sono state ricevute verniciate di nero). Se non puoi dire quale dovrebbe essere (o dovrebbe essere il risultato), allora potresti non aver identificato un vero problema.
2) Identificare quanto è grande il problema – Qual è la portata del problema? Assicurati di capire quanto è grande il problema da affrontare. È solo il prodotto di oggi o anche il prodotto di ieri è stato influenzato? È solo questo un prodotto o è su più di un prodotto? Assicurati di sapere qual è il problema e, soprattutto, cosa non lo è. Se il problema si verifica solo mercoledì, questa potrebbe essere un’informazione importante.
3) Intervenire per contenere il problema – Come possiamo fermare il problema mentre risolviamo la causa principale? Apporta una correzione per fermare il problema in questo momento mentre cerchi la causa ultima e la risolvi. Fondamentalmente, quali controlli immediati o misure di stop gap stai mettendo in atto per assicurarti di riprendere definitivamente il problema se si ripresenta mentre lo stai risolvendo.
4) Identificare la causa principale del problema – Qual è la base del problema, non solo la manifestazione superficiale? Questa è la parte più complicata. Come ti assicuri di aver trovato il problema di fondo? Ci sono molti modi diversi per farlo, dal chiedere “Perché” cinque volte finché non trovi la causa definitiva, a metodi più difficili come un classico diagramma di Ishikawa (o Fishbone). Interi corsi di formazione sono stati dedicati a questo argomento, ma basti sapere che si vuole cercare di individuare il problema di fondo, non solo un problema di superficie. Dopo questo passaggio, è opportuno assicurarsi che la portata non sia diventata più grande, rendendo necessarie ulteriori azioni di contenimento.
5) Elaborare un piano per risolvere la causa principale : cosa è necessario modificare per eliminare la causa principale? Decidi quali passaggi sono necessari per eliminare la causa principale del problema. Qui, a seconda del problema, dovrai identificare il costo e il ritorno sull’investimento. Come verrà finanziato (se si tratta di una soluzione complicata e costosa) e chi deve approvare la spesa? Assicurati che le modifiche pianificate non causino ulteriori problemi.
6) Metti in atto il tuo piano – Fai ciò che hai pianificato. Questo è semplice come seguire il tuo piano e realizzarlo. Potrebbe essere semplice come implementare il programma di manutenzione preventiva già descritto o acquistare e installare una nuova apparecchiatura perché quella vecchia non poteva più mantenere la precisione necessaria.
7) Verifica che il tuo piano abbia funzionato – Assicurati che il tuo piano fosse efficace. In poche parole, dopo aver effettuato gli aggiornamenti, attendere un periodo di tempo adeguato e assicurarsi che il problema non si ripresenti. Se lo fa, devi chiederti se hai la vera causa principale. Questo è il passaggio più importante, ma anche il passaggio con cui la maggior parte delle aziende ha problemi. Spesso le persone vogliono chiudere rapidamente le pratiche burocratiche o pensano che il registrar richieda la chiusura anticipata per dimostrare la tempestività, ma è essenziale un follow-up adeguato.
Molte aziende avranno un modulo di azione correttiva che segue questo processo, o un processo modificato, per acquisire le informazioni e assicurarsi di non dimenticare alcun passaggio. Avere un buon processo sistematico è importante per trovare e risolvere la radice del problema per problemi sistemici di grandi dimensioni all’interno dell’organizzazione. Se tratti solo il sintomo, il problema si ripresenterà. L’obiettivo delle azioni correttive è correggere la radice del problema, in modo che l’errore non si ripeta.
Che cos’è un piano di azioni correttive?
Il piano di azioni correttive è un insieme di azioni per eliminare il problema. Il piano di azione correttiva riguarda l’affrontare la causa principale del problema, non semplicemente correggere il sintomo che è stato riscontrato.
Ogni volta che si verifica una non conformità, adotterai misure per correggere la non conformità, ma ciò che correggi è la differenza tra una semplice correzione e un’azione correttiva. Con una correzione, affronterai il problema più ovvio in modo da poter rimuovere la non conformità e rendere accettabile la continuazione del processo. Questa è una correzione, che può far parte delle azioni di contenimento.
Al contrario, se osservi un problema che ha portato a una non conformità e indaghi sulle cause di tale problema finché non ne comprendi la causa – che è stata l’inizio della catena che ha portato alla non conformità (nota come causa principale) – e tu intraprendere azioni per correggere questa causa principale in modo che non possa ripetersi, hai intrapreso un’azione correttiva per il problema.
Ad esempio, l’aggiunta di ulteriori ispezioni può contenere il problema del processo a breve termine, ma le azioni correttive impediranno che il problema si ripresenti.
Cosa dovrebbe includere un piano di azioni correttive?
Dopo aver identificato la causa principale del problema, è il momento di creare un piano di azioni correttive per eliminarlo. Alcune cose a cui pensare quando si prepara il piano di azioni correttive includono:
- Valutazione completa della causa principale – Abbiamo valutato completamente la causa principale o potrebbe esserci un’ulteriore causa sottostante a ciò che è stato identificato?
- Valutare i rischi e le opportunità del cambiamento – È sempre stato importante assicurarsi che le modifiche che si è deciso di apportare non causino ulteriori problemi, ma con la nuova versione degli standard ISO è necessario affrontare i rischi e le opportunità che sono presenti quando hai intenzione di apportare un cambiamento. Ad esempio, apportando una modifica al processo per affrontare una causa principale, c’è il rischio che l’output del processo causi un problema più avanti nella tua azienda o anche presso la sede del tuo cliente? Se hai identificato una buona azione correttiva per un processo, c’è un’opportunità che questa possa essere messa in atto per altri processi per evitare che si verifichino problemi in futuro?
- Identificare i passaggi necessari: quali sono i passaggi necessari per eliminare la causa principale dal processo?
- Valutare la pianificazione e i costi: qual è la tempistica di implementazione? Quali sono i costi e il ritorno sull’investimento? Ci sono altre alternative da valutare? Questo piano è fattibile?
- Pianifica la valutazione lungo il percorso: mentre elabori il tuo piano, hai bisogno di apportare modifiche? Valutare se il piano sta funzionando mentre si procede può aiutare a garantire che la valutazione finale dell’efficacia produca risultati autentici.
- Piano per la valutazione dell’efficacia – Prima di iniziare il piano, come sapremo che le modifiche hanno effettivamente funzionato? Un indicatore chiave di prestazione migliorerà? Dovremo aspettare diversi mesi per assicurarci che il problema non si ripresenti (il che significherebbe che non abbiamo affrontato la causa principale)?
Come puoi vedere, il piano di azioni correttive è essenzialmente equivalente a qualsiasi altro piano di progetto che creeresti nella tua organizzazione. È importante stabilire le aspettative su quanto tempo impiegherà il piano, quali risorse saranno necessarie e quando l’azione correttiva sarà completata. È una nota importante che le norme ISO includono una dichiarazione che le azioni correttive intraprese dovrebbero essere adeguate alla significatività degli effetti presentati dalle non conformità; quindi, non è previsto che tu spenda una quantità eccezionale di tempo e denaro per affrontare un piccolo problema. Ricordalo quando valuti la fattibilità del piano.
Che cos’è un piano d’azione preventivo?
Un piano di azione preventiva, creato per azioni preventive, deve includere tutte le stesse cose che fa un piano di azione correttiva, come indicato sopra. Se si sta intraprendendo un’azione per rimuovere un rischio identificato, anche questo dovrebbe essere trattato come un progetto, con la stessa adeguata supervisione e budgeting delle risorse.
È, ovviamente, importante notare che anche un piano di CA include elementi per evitare che il problema si verifichi in futuro. La particolarità del piano della PA è che viene attuato in modo proattivo per un problema potenziale, piuttosto che come reazione a un problema esistente.
Perché è importante l’azione correttiva?
Quando si ha a che fare con un problema sistemico, che non è dovuto a un errore occasionale, ma piuttosto è causato da qualcosa nel sistema, puoi perdere molto tempo e denaro ignorandolo. Ecco perché l’azione correttiva è importante. Se le persone svolgono attività non necessarie per risolvere continuamente i problemi che si verificano o devono essere costantemente vigili per rilevare i problemi che si verificano continuamente prima che vadano oltre, puoi risparmiare molte risorse intraprendendo le azioni necessarie per impedire che i problemi si risolvano. succedendo di nuovo. Il processo CA fa parte del sistema di gestione della qualità per farti risparmiare tempo e denaro.
È importante notare che uno dei problemi con il processo di azione correttiva è che è difficile da usare per piccoli problemi non sistemici in cui non è possibile trovare una causa principale. Per questo motivo, la nuova norma ISO 9001:2015 (e altre ad essa correlate, come ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018) ha aggiunto ai requisiti una decisione dopo aver corretto il problema.
Una volta risolto il problema riscontrato, è possibile determinare la necessità di intervenire per eliminare la causa principale della non conformità. Se si determina che ciò non è necessario, ad esempio per un problema occasionale che non mostra segni di ricorrenza, è possibile interrompere il processo di azione correttiva senza andare oltre. Dovrai comunque continuare per assicurarti che il problema non si ripresenti e, se si rivela essere sistemico, cambiare la tua decisione e intraprendere ulteriori azioni.
Naturalmente, è importante ricordare che alcuni altri standard basati sullo standard ISO 9001, inclusi ISO 13485 e IATF 16949, non hanno apportato questa modifica per decidere sulla necessità di affrontare la causa principale.
Quando un leader dovrebbe intraprendere un’azione correttiva?
L’azione correttiva consiste nel fare qualcosa di più della semplice risoluzione di un piccolo problema; si tratta di affrontare un problema sistemico che deve essere eliminato piuttosto che un piccolo errore che deve essere corretto. Quindi, un leader dovrebbe intraprendere azioni correttive quando è stato riscontrato un problema sistemico. Alcune idee su cose che i leader dovrebbero rivedere per cercare potenziali problemi sistemici includono:
- Indicatori chiave di prestazione (KPI) – Ci sono problemi di routine indicati dagli indicatori di prestazione che hai scelto? I tuoi KPI ti mostrano che i tuoi processi funzionano correttamente?
- Revisione dei record: i tuoi record mostrano problemi regolari che dovrebbero essere esaminati, come un ritardo ciclico che si verifica sempre in una determinata data del mese?
- Feedback dei dipendenti: se ci sono suggerimenti da parte dei dipendenti su problemi che risolvono continuamente, è necessario indagare ulteriormente?
- Risultati degli audit: gli audit vengono utilizzati per evidenziare i punti in cui i processi non soddisfano i requisiti pianificati e la valutazione di queste carenze potrebbe evidenziare problemi sistemici. Ciò include audit interni e audit dei clienti, nonché audit di certificazione.
Come si implementano le azioni correttive?
L’implementazione dell’azione correttiva è semplice come seguire il piano che hai identificato. Esegui ogni passaggio che hai identificato, assicurati che sia completato in modo soddisfacente e valuta che le modifiche non abbiano introdotto nuovi rischi che devi affrontare ulteriormente. Ancora una volta, pensare al piano CA come a un piano di progetto può aiutarti a capire come dovrebbe procedere l’implementazione.
Per l’implementazione di un piano complesso, potresti voler utilizzare un diagramma di Gantt per organizzare tutte le attività, chi le farà e quando. Questo tipo di strumento può anche indicare quali attività possono svolgersi in parallelo e quali devono attendere che siano state eseguite altre azioni. Anche se scegli un altro metodo per tenere traccia della tua implementazione, è importante garantire che le azioni siano identificate con risorse, tempistiche e quanto siano complete.
Come si scrive un rapporto di azione correttiva?
Come con qualsiasi altro rapporto in un’organizzazione, il rapporto sull’azione correttiva può assumere qualsiasi forma sia adeguata nella tua azienda. Le aziende più grandi, con molte persone nel top management, potrebbero volere report formali per grandi azioni correttive, come farebbero per qualsiasi progetto. Questi rapporti possono includere riepiloghi esecutivi, risultati dettagliati e spese sostenute e prove per una chiusura effettiva. Altri possono semplicemente includere un modulo CAPA compilato come rapporto.
Ci sono alcuni requisiti per la conservazione dei record negli standard del sistema di gestione ISO e questo dovrebbe essere incluso almeno come parte del tuo rapporto. Gli standard del sistema di gestione ISO basati sull’allegato SL, come ISO 27001:2013, ISO 22301:2019, ISO 9001:2015 o ISO 14001:2015, richiedono che quanto segue sia conservato come record CA:
- La natura delle non conformità per le quali hai intrapreso azioni correttive
- Le azioni intraprese nelle azioni correttive
- I risultati delle azioni correttive, che includerebbero l’efficacia
Ricorda che il processo è lì per aiutarti a risparmiare risorse rimuovendo problemi sistemici più grandi dalla tua organizzazione, piuttosto che essere un peso per la tua azienda. Assicurati di implementare un sistema CAPA che funzioni per te; non uno che è lì solo per lo spettacolo. Rimuovere i problemi può essere uno dei modi migliori per migliorare la tua organizzazione.
Potresti essere interessato all’iso 37001 oppure alla certificazione iso 27001 riguardante la sicurezza delle informazioni.
