Quando tutta la tua azienda lavora nella stessa stanza, le notizie girano velocemente. Riunioni improvvisate, discussioni durante il pranzo e telefonate ascoltate significano che il team di solito ha una buona idea di cosa sta succedendo.

Ma man mano che un’azienda cresce, sono necessari metodi di comunicazione più formali per tenere tutti aggiornati. E quando la comunicazione si interrompe, porta a una serie di problemi comuni. Quanti di questi riconosci?

• La squadra non è sicura dello status. Quando le azioni sono promesse ma non seguite, la squadra può perdere la fiducia che qualcosa accadrà.
• La squadra non può vedere il quadro generale. Molte persone non hanno informazioni sufficienti per capire perché vengono prese determinate decisioni o su cosa stanno lavorando gli altri.
• La squadra non ha chiarezza su cosa fare . Le aspettative su buone prestazioni sono difficili da gestire, soprattutto quando le situazioni cambiano regolarmente.
• Il team rimane troppo a lungo sul feedback. Quando il feedback non viene fornito o ricevuto, il bagaglio emotivo si accumula e pesa sulla mente di tutti.
• Il team sente che il proprio lavoro non viene riconosciuto. Il lavoro non visibile è scontato, così come i sacrifici necessari per realizzarlo.

Arriva un momento in cui sono necessarie riunioni regolari per affrontare questi problemi. I fondatori possono passare da riunioni praticamente senza formalità a un calendario così pieno da avere poco tempo a disposizione per il lavoro vero e proprio.

Quindi, quali sono gli incontri più importanti per i fondatori e gli amministratori delegati e come dovresti organizzarli per evitare questi problemi?

Il programma delle riunioni del CEO

Le riunioni sono la spina dorsale della comunicazione tra i leader di un’azienda. Quando inizio ad allenare un CEO, documentiamo tutte le riunioni regolari della leadership e del team e la frequenza con cui accadono.

Ho notato uno schema sorprendente: posso prevedere molte delle principali preoccupazioni della leadership solo guardando il programma delle riunioni del CEO. Quando mancano determinati incontri, le conseguenze sono spesso inevitabili.

Ecco quelli che considero gli incontri più importanti per mantenere il flusso delle informazioni come dovrebbe. Ogni CEO dovrebbe includerli nella loro agenda settimanale o bisettimanale.

1) Aggiornamento dello stato (per responsabilità)

Questo è anche noto come riunione di pianificazione, riunione di leadership o semplicemente “riunione del lunedì mattina”. Indipendentemente dal nome, è quando il team di leadership può rivedere cosa è successo, allinearsi al piano per la prossima settimana e condividere i propri bloccanti. I membri del team possono ritenersi reciprocamente responsabili dell’esecuzione dei loro piani ponendo buone domande.

Quando ci sono solo poche persone, l’intero team potrebbe partecipare agli aggiornamenti di stato. Tuttavia, gli aggiornamenti di stato non sono scalabili. Man mano che i ruoli si specializzano, l’aggiornamento di ogni dipendente diventa meno rilevante per tutti gli altri. Ad un certo punto, ha senso dividere in due un aggiornamento di stato; uno per i leader e un incontro separato per l’intero team (non preoccuparti, è il prossimo passo).

Vale la pena dedicare tempo all’aggiornamento dello stato per farlo bene. Se tu e il tuo team potete lasciare la riunione con un’idea profonda di cosa sta succedendo, questo vi permetterà di uscire da molte riunioni dipartimentali che altrimenti inonderebbero il vostro calendario.

Concludere la settimana con un aggiornamento dello stato può sembrare plausibile, ma ho scoperto che in pratica non è una buona idea. La maggior parte degli aggiornamenti di stato termina con un senso di urgenza, che è meglio sfruttato all’inizio della settimana.

La chiave per un ottimo aggiornamento dello stato è la preparazione . Quando i leader arrivano con le loro metriche aggiornate e un rapporto conciso sulle questioni chiave nella loro area (piuttosto che inventarlo sul posto), guadagna tempo extra per la discussione e la risoluzione collettiva dei problemi.

Quando hai le persone migliori nella stessa stanza, devi trarne il massimo.

2) L’incontro a tutti (per la trasparenza)

Come suggerisce il nome, tutti i membri del team partecipano a una riunione a tutti gli effetti, in remoto o di persona. I leader forniscono aggiornamenti su ciascun dipartimento, fanno annunci e si allineano attorno alla missione e alla strategia dell’azienda.

È una grande opportunità per riconoscere le pietre miliari chiave e riconoscere il duro lavoro del team ogni settimana, mostrando a cosa stanno lavorando.

È anche un’opportunità per i dipendenti di porre domande ai leader. Quando comunichiamo con gli altri, spesso assumiamo inconsapevolmente che abbiano le basi per capire di cosa stiamo parlando. Questa è conosciuta come la “maledizione della conoscenza” . Consentendo al team di porre domande, consentiamo loro di colmare le lacune nella loro comprensione, in modo che possano vedere il quadro più ampio.

Rispondere alle domande del team rende i leader responsabili nei confronti dei propri dipendenti e la responsabilità porta a risultati migliori. Detto questo, i leader non hanno bisogno di avere una risposta per tutto e quando non conosci la risposta, riconoscila: ‘Questa è un’ottima domanda e non ho la risposta. Ma ecco cosa possiamo fare per risolverlo.’

La chiave per un buon tutto è la cura . Chiediti: ‘Che cosa è veramente importante che ogni singola persona nell’azienda dovrebbe sapere?’ Mantienilo pertinente in modo che tutti siano coinvolti ed eccitati.

3) Uno contro uno (per le prestazioni)

Lo scopo di un incontro individuale è quello di istruire i singoli membri del team sul loro sviluppo personale parlando dei problemi del loro lavoro e di stabilire aspettative da entrambe le parti. Ciò potrebbe comportare la riflessione sulle sfide chiave, l’ identificazione di modi per migliorare e il chiarimento delle priorità.

Se usi uno contro uno per rivedere lo stato delle attività, potrebbe essere un segno che sei troppo coinvolto operativamente nelle attività quotidiane dei tuoi leader. Invece di rivedere le attività e dire loro cosa fare, chiediti:

“Quali sono le domande più importanti che mi farei se fossi nei loro panni?”

Queste sono le domande che dovresti farti . Resta curioso di scoprire cosa motiva le loro risposte: comprendere la motivazione è una grande leva per incidere sulle prestazioni.

Alla fine di un uno contro uno, dovresti concordare una serie di passi successivi concreti. Se l’individuo può prenderli senza il tuo aiuto, deve farlo o la tua lista di cose da fare si riempirà di azioni di altre persone (un problema comune per i CEO).

La chiave per un grande faccia a faccia è l’autocontrollo . Più alleni e aiuti la tua squadra a trovare le proprie risposte, meglio starai a lungo termine. Come una volta il mio mentore mi ha detto, ‘ Aiuta la persona, non il problema .’

4) Retrospettive (per feedback)

Fatto bene, una retrospettiva consente a una squadra di ascoltarsi in sicurezza. Un classico “retrò” ha tre parti :

• Cosa è andato bene?
• Cosa non è andato bene?
• Come possiamo migliorare?

Per fare in modo che i membri del team siano onesti, vale la pena stabilire l’aspettativa che la riunione non riguardi la risoluzione dei problemi, ma solo l’ascolto. Poche cose insegneranno meglio alle persone a tenere per sé i propri problemi di una soluzione non richiesta.

Iniziare da ciò che è andato bene aiuta a portare le persone in uno stato d’animo positivo. Se ascolti attentamente, sentirai ciò che eccita le persone e le rende orgogliose. Mentre passi a ciò che non è andato bene, sentirai cosa sta pesando sulle loro menti. E credimi, in una startup in crescita, tutti abbiamo bisogno di sfogare regolarmente le nostre frustrazioni, in modo che non raggiungano livelli pericolosi!

Alla fine della sessione, il team sceglie una o due aree su cui concentrarsi e apporta modifiche per migliorare la situazione. Dato che due cambi a settimana equivalgono a circa 100 cambi all’anno, è possibile apportare miglioramenti significativi nel tempo.

La chiave per una buona retrospettiva è l’ empatia . Siamo tutti umani e tutti abbiamo bisogno di connessione. Riconoscendo i successi delle persone, ascoltando le loro frustrazioni e apportando miglioramenti, l’intero team se ne va più leggero e più felice.

5) Friday Wins (per il riconoscimento)

In una riunione “Friday Wins” ossia venerdì vincente , la squadra si riunisce alla fine di ogni settimana con una nota alta. Ogni dipartimento racconta – o, meglio ancora, mostra – qualcosa di positivo accaduto durante la settimana.

In una startup, possono volerci anni prima che il duro lavoro venga ripagato. Sebbene la maggior parte dei leader comprenda il valore di celebrare le piccole vittorie , nella pratica è davvero difficile.

Quando quasi tutto è incompiuto o incerto, c’è il timore che la celebrazione porti all’autocompiacimento. Il mantra diventa ‘Non voltarti indietro. . . rimanere concentrato su dove stiamo cercando di arrivare.’ Sfortunatamente, non riconoscere il duro lavoro può trasformarsi in risentimento: “Lavoro così tanto e sono totalmente dato per scontato”.

Consentire a te stesso e alla tua squadra di celebrare regolarmente le piccole vittorie può aiutare a soddisfare il bisogno di riconoscimento della squadra e aumentare il senso di connessione. Questo è più probabile che aumenti la motivazione che diminuirla.

La chiave per un buon Friday Wins è la gratitudine . La gratitudine è l’antidoto a una miriade di emozioni negative. Naomi Williams ha detto: “È impossibile essere grati e depressi nello stesso momento”.

Quanto sono buoni i tuoi incontri?

L’implementazione e il miglioramento delle riunioni con il team potrebbe sembrare un investimento di tempo pesante. Tuttavia, sebbene possano richiedere il 20% del tuo tempo, rappresentano l’ 80% della tua leva come CEO . Dopotutto, i tuoi risultati dipendono da altre persone.

Alcune aziende possono cavarsela tenendo queste riunioni ogni due settimane, ma quando è più lungo, iniziano prevedibilmente a verificarsi problemi di comunicazione.

Marie Kondo lo esprime meravigliosamente:

“L’ansia deriva dal non vedere il quadro completo.”

Aggiornamenti di stato, tutte le mani, uno contro uno, retros e Friday Wins possono aiutare le informazioni e il feedback a circolare come necessario. E forse questi incontri possono rendere tutti un po’ meno ansiosi e un po’ più concentrati sulla missione futura.

Potrebbero interessarti anche aggiornamenti sulla corruzione delineati da uni iso 37001

Inoltre potrebbero interessarti notizie sui diritti umani dei lavoratori su certificazione sa8000

Oppure puoi trovare interessante altri argomenti inerenti i diritti umani dei lavoratori delineati da sa 8000 certificazione