Una stima accurata è fondamentale per la tua attività. In qualità di imprenditore o manager, fare le cose in tempo e rispettando il budget è probabilmente la cosa più importante.
Ciò richiede di pensare a quanto costerà un progetto , quanto tempo ci vorrà e quando sarà finito, su base continuativa.
Non riuscire a stimare un progetto e consegnarlo come pianificato rischia di danneggiare le relazioni, perdere entrate e la tua reputazione. Non è qualcosa che nessuna azienda vuole.
D’altra parte, le giuste tecniche di stima ti portano a stringere relazioni più solide, assicurarti un lavoro futuro e far crescere la tua attività.
Valutare correttamente un progetto può essere un compito difficile.
È necessario avere una solida conoscenza di:
- Il potenziale ambito di lavoro
- La durata stimata del progetto
- Quali risorse richiede il progetto
- Il costo del progetto
- Il progetto rischia di impedirgli di essere consegnato in tempo
Utilizzando diversi strumenti di stima del progetto o un modello di stima del progetto, puoi facilmente elaborare gli elementi chiave del progetto e formare un piano di progetto concreto .
Ciò ti consentirà di informare adeguatamente il tuo team, le parti interessate e il cliente, oltre ad aiutarti a tenere traccia dei tuoi progressi durante tutto il progetto, indipendentemente dalla fase in cui si trova.
Che cos’è la stima della gestione del progetto?
La stima della gestione del progetto significa esaminare tutti i dati disponibili per proporre il tempo, i costi e le risorse necessarie per completare un progetto. In genere, i risultati del progetto per la stima includono un ambito del documento di lavoro, una sequenza temporale, una panoramica delle risorse, stime dei costi e rischi.
Diamo un’occhiata a ciascuna parte di una stima individualmente.
Ambito di lavoro
Stimare l’ambito di lavoro di un progetto significa definire quali attività, risultati finali e dipendenze sono tutti integrati nel progetto.
Questo copre tutti gli aspetti del progetto, dallo sviluppo tecnico ai catch-up e ai bandi. Noterai anche quanti cicli di revisioni sono consentiti in modo che non ci siano dubbi in seguito.
Una stima accurata di ciò che il progetto comporterà effettivamente ti aiuterà a prevedere meglio quanto costerà, quanto tempo impiegherà e quali potenziali ostacoli potrebbero rallentare le cose.
Cronologia del progetto
È essenziale una tempistica semplice che copra tutti gli aspetti del progetto e l’ambito del lavoro. Questo dovrebbe mostrare quando le diverse parti del progetto iniziano e finiscono, quali parti dipendono da altre parti e quando ciascuna pietra miliare sarà completata.
Panoramica delle risorse
Avere un chiaro ambito di lavoro e una sequenza temporale ti consentirà di capire esattamente cosa richiede il progetto quando si tratta di risorse.
Una buona stima del progetto chiarirà chi sarà coinvolto nel progetto (personale, appaltatori, fornitori o fornitori), quali risorse tecniche o di altro tipo saranno necessarie (produzione, stampa, spedizione, ecc.) e come queste si riferiscono al progetto complessivo.
Che tu produca calcestruzzo seguende la certificazione fpc, oppure gestisca una spiaggia tramite la iso 13009 avere una panoramica sincera e veritiera delle tue risorse ti aiuterà di certo nella pianificazione.
Costo del progetto
Per molti, questa è la parte più importante.
L’esame dell’ambito del lavoro, della sequenza temporale e dei requisiti delle risorse ti consentirà di prevedere con precisione il costo del progetto. Con tutti gli elementi chiave del progetto mappati, sarai in grado di stimare chiaramente l’intervallo di costo complessivo.
Ancora meglio di tutto questo, tuttavia, sono i dati storici relativi ai costi dei progetti passati. Analizza i progetti precedenti per clienti simili per confrontarli e adattarli secondo necessità. Più dati accurati hai, più vicine saranno le stime del progetto.
Il costo del progetto non deve influire sullo stress dei lavoratori e impattare sulla qualità del posto di lavoro monitorata tramite la certificazione sa8000.
Fattori di rischio
Dopo aver ottenuto una panoramica completa del progetto, è il momento di identificare i fattori di rischio e i potenziali ostacoli.
Cosa potrebbe far deragliare il progetto e come evitarlo?
Questo passaggio dovrebbe coprire tutti gli aspetti del progetto, inclusi potenziali ostacoli con risorse, portata delle difficoltà di lavoro e vincoli di budget.
I fattori di rischi legati al mercato possono essere preventivamente analizzati seguendo la iso 22301. Quelli invece legati alla sicurezza informatica e delle informazioni sono legati alla certificazione iso 27001.
Cinque tecniche chiave di stima del progetto
Esistono diversi metodi di stima del progetto che portano tutti al successo e ognuno ha i suoi vantaggi.
1. Stima a tre punti
Questo metodo di stima del progetto adotta un approccio matematico alla stima.
La stima a tre punti consente di creare una distribuzione di probabilità con un intervallo di tre risultati in base a pochissimi dati o informazioni.
Utilizzando l’esperienza passata, se possibile, o le migliori ipotesi se il progetto prevede incognite, è possibile calcolare un intervallo di stima. Questa gamma comprende:
- a = il miglior risultato o stima
- m = il risultato o la stima più probabile
- b = la stima del caso peggiore
Se non sei in grado di stimare te stesso, chiama uno stakeholder chiave all’interno del team o del dipartimento pertinente per aiutarti a calcolare utilizzando informazioni più concrete.
Utilizzando queste 3 stime o risultati, eseguire il seguente semplice calcolo matematico per calcolare la media ponderata e la deviazione standard. La deviazione standard viene utilizzata per stimare le probabilità.
DS = (b – a) / 6
La stima in tre punti ti consente di essere molto più accurato con le stime del tuo progetto piuttosto che chiedere semplicemente ai tuoi compagni di squadra o colleghi di fornire una stima per il tempo impiegato da un progetto, un risultato finale o un’attività.
Pensa a come questo accade di solito.
Un project manager chiede a un responsabile del team di sviluppo di stimare quanto tempo impiegherà un aspetto dello sviluppo. Il team leader di solito fornisce una cifra gonfiata che ha spazio sia per ritardi che per costi imprevisti.
Richiedere una serie di previsioni e quindi calcolare la media e la deviazione standard ti consente di essere molto più accurato con le stime del tuo progetto.
Stime di progetto più accurate significano progetti di maggior successo.
2. Stima top-down
La stima top-down è il metodo più comune per stimare i progetti. Inizia prendendo una visione ampia del progetto e poi scomponendolo in parti più piccole.
Questo metodo di stima del progetto funziona bene quando un progetto è in una fase iniziale o dove ci sono molte incognite. Può essere utile per fornire una proiezione per determinare la fattibilità o per avviare l’ambito iniziale.
La stima top-down offre anche la possibilità di essere più o meno precisi con la stima del progetto. Ciò rende l’approccio più adatto a diverse esigenze rispetto ad altri metodi di stima del progetto.
Ad esempio, una stima dall’alto verso il basso può essere utile quando si spiega un progetto a uno stakeholder di livello C che è più interessato al quadro più ampio che al nocciolo della questione.
3. Stima bottom-up
La stima bottom-up, come previsto, è l’inverso della stima top-down. Quando si ha un’idea chiara dei dettagli fini del progetto ma non si è del tutto sicuri della forma più ampia del progetto, la stima dal basso consente di elaborare una stima dell’intero progetto.
Inizia con i dettagli più fini del progetto, coinvolgi il team per aiutare a stimare quei dettagli, quindi arrotolali nel progetto nel suo insieme.
Questo può essere un ottimo modo per prevedere e stimare il costo totale del progetto in quanto ti consentirà di iniziare con una vera comprensione di quanto costano effettivamente gli elementi del progetto. Tuttavia, richiede più tempo.
4. Stima analoga
Se hai esperienza nell’esecuzione di un progetto proprio come quello che stai cercando di stimare, questo metodo di stima del progetto può essere estremamente utile.
Utilizzando l’ambito di lavoro di un progetto precedente, le pianificazioni delle risorse, i budget e le scadenze, puoi preparare una stima molto accurata del tuo progetto attuale.
Tuttavia, ricorda di adattare le tue stime in base agli scenari attuali e di utilizzare solo le informazioni effettivamente realizzate anziché le stime precedenti, che potrebbero essere imprecise.
5. Stima parametrica
La stima parametrica è un modo estremamente preciso di stimare un progetto. Che si tratti di tempistiche, costi o requisiti di risorse, le stime parametriche sono più accurate di altre forme di stima a causa del modo in cui vengono calcolate.
La stima parametrica utilizza i costi o le tempistiche dei singoli elementi del progetto per stimare il costo o la tempistica complessivi di un progetto.
Un progetto di costruzione , ad esempio, può trarre grandi benefici dalla stima parametrica.
Diciamo che il tuo progetto è la costruzione di un edificio di 12.000 piedi quadrati e sai che il costo medio della costruzione di 1 piede quadrato è di $ 100 più o meno il 10%. Se l’area di costruzione totale è di 12.000 piedi quadrati più o meno lo 0%, il costo totale stimato per l’esecuzione della costruzione è di $ 1.200.000 più o meno il 5%.
Le stime parametriche sono in genere accurate su larga scala oa costi elevati, dove è più difficile sottostimare o sovrastimare in modo massiccio un costo fisso.
Tuttavia, è necessario prestare attenzione quando si stimano correttamente i costi fissi utilizzando l’esperienza precedente o i dati del settore. La fonte dei tuoi dati deve essere accurata.
La stima parametrica dovrebbe inoltre tenere conto di:
- Economie di scala: gli sconti sui volumi possono essere applicati ad alcuni aspetti del progetto, specialmente nella costruzione, e questo può influenzare notevolmente la stima
- Fattori di rischio: possono essere ambientali, dipendenti dal periodo dell’anno o qualcos’altro
- Vincoli delle risorse: le stime parametriche vengono calcolate utilizzando gli scenari migliori che potrebbero non essere possibili nelle circostanze del progetto
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